Avec de plus en plus de tâches administratives que les employés doivent réaliser, de nombreuses entreprises auraient vraiment besoin de quelques employés supplémentaires pour alléger la charge de travail.
Malheureusement, face à la réalité économique, ceci n’est pas possible. Lorsque des tâches administratives courantes s’entassent sur le lieu de travail, le plus grand défi est de pouvoir les finaliser. Et c’est là que réside le principal problème - ça ne devrait jamais être la responsabilité d’une seule personne.
La meilleure pratique pour toute Entreprise est de pouvoir se débarrasser de ce désagrément avant que cela n’évolue, et que cela ne devienne un souci supplémentaire pour les Entreprises. C’est là que la délégation de tâches devient importante.
Un certain nombre de tâches peuvent être exécutées par des réceptionnistes et des Assistants Personnels. Cependant, ils ne peuvent pas exécuter ces tâches seul. Les Entreprises qui délèguent les tâches équitablement ont tendance à être des Organisations qui fonctionnent bien, disposant ainsi d’une équipe satisfaisante.
Outre la délégation, l'externalisation de certaines tâches présente un avantage considérable pour les Entreprises. L'externalisation peut être d'une grande aide, car elle libère du temps pour vos employés de bureau, et les rend disponibles pour traiter des problèmes plus urgents.
Voici vingt des problèmes administratifs les plus courants, résolus avec une bonne synergie entre la sous-traitance et la délégation perspicace.
Dans certaines Entreprises qui ont peu d’employés, il est normal qu'un certain nombre d'appels téléphoniques restent sans réponse tous les jours. Certains de ces appels pourraient être extrêmement importants, et représenter un manque à gagner pour l'Entreprise.
Les contacts téléphoniques reste l’un des principaux liens avec le monde extérieur, ainsi qu’un outil extrêmement important pour les affaires. Plus simplement, c’est un poste de travail qui devrait être mis en priorité, et si besoin, en remplacement de tâches moins importantes. Avec SmartPA, nous vous garantissons une prise en charge et un traitement de vos appels de manière rentable et efficace.
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Vous avez trouvé une personne qualifiée capable de prendre des appels, de discuter avec des clients, et de mener à bien un certain nombre de requêtes.
Cependant, certains de ces appels devront être transmis à des spécialistes. SmartPA veillera à ce que la correspondance téléphonique, qui est importante et qui ne peut être résolue immédiatement, soit transmise aux parties concernées.
Imaginez la scène: vous êtes le responsable d’une Entreprise et vous devez organiser plusieurs réunions importantes la semaine prochaine. Parce que vous avez été très occupé, vous n’avez pas pu gérer correctement. Par conséquent, plusieurs réunions sont prévues au même moment..
Aucune personne occupant une telle position ne devrait avoir à s’inquiéter des réunions qui se chevauchent. Votre Assistant Personnel, et pas vous, devrait être chargé de la planification de ces réunions. De cette façon, une double réservation ne sera plus un souci.
En vous associant à un leader de l’Industrie comme SmartPA, vous êtes rassuré de donner bonne impression d’emblée, non seulement auprès de vos clients, mais aussi auprès des actionnaires.
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Nous recevons tous des E-mails que nous ne pouvons pas traiter parce que nous sommes submergés par le travail chaque jour. De manière réaliste, il n'y a qu'un nombre limité d'E-mails qu'une personne peut traiter chaque jour entre 9 heures et 17 heures.
Toutefois, si vous recevez des E-mails qui ont une importance directe pour votre Entreprise, il est judicieux de ne pas les ignorer.
Comme de plus en plus d'E-mails ne sont pas traités - certains par manque d’attention, d’autres par mégarde – il y a une probabilité pour que des informations importantes soient omises. Externalisez la gestion de vos E-mails, et tenez-vous informé des courriels importants.
Il est important de répondre à autant d’E-mails que possible, même si cela vous semble un peu banal et sans importance.
Suivre les étapes ci-dessus vous permettra d’avoir un SmartPA pour gérer votre boîte de réception en répondant dans la mesure du possible, et en transmettant des messages qui nécessitent des interventions spécifiques.
Il est fréquent d’accorder des vacances aux employés, mais ne pas les noter ou le saisir sur notre ordinateur, peut aboutir à un désastre. Avant de vous en rendre compte, vous vous retrouvez dans une situation où votre personnel est réduit.
C'est là que la délégation du travail devient nécessaire. Les chefs d’équipe / département devraient prendre en charge les absences pendant les vacances, et un certain nombre de règles strictes devraient être mises en place. Par exemple, en fixant comme règle, pas plus de deux membres de l'équipe ne devraient être autorisés à être en vacances en même temps.
Afin de maintenir des relations commerciales cordiales, les vendeurs et les prestataires doivent être payés à temps. Un retard de paiement impacte sur le professionnalisme, et peut entraîner une détérioration inutile des relations commerciales.
Si vous n'avez pas de service comptable dans l'entreprise, déléguez cette tâche à notre équipe spécialisée en comptabilité
8. La Saisie des Données
La saisie de données n’est pas très réjouissante, mais son importance ne doit jamais être ignorée. C'est un domaine dans lequel vous pouvez épargner votre personnel, en confiant ce rôle à un SmartPA. Travaillez plus intelligemment, pas forcément plus, avec notre équipe responsable de saisie de données et de gestion de la clientèle.
9. Le mobilier de bureau est endommagé
Tous le mobilier de bureau doit être en bon état. Pour que les employés soient productifs, ils doivent d’abord être à l’aise. Choisissez une personne dédiée pour recueillir les commentaires du personnel, et commandez de nouvelles chaises, ainsi que tout autre meuble nécessaire, dès que les meubles existants sont irréparables.
10. Manquer de fournitures de bureau
Les bureaux doivent être approvisionnés en fournitures afin que les employés puissent rédiger des notes, et peut-être même consulter les chiffres des ventes sur un tableau.
Établissez une relation avec un fournisseur qui s'habitue aux besoins de votre entreprise, et qui peut faire le suivi lorsque vous êtes à court de fournitures.
11. Organisation du courrier entrant et sortant
En dépit de sa disparition, le courrier postal n'a pas été complètement supprimé et remplacé par le courrier électronique. En réalité, cela reste un élément important dans le quotidien d’un bureau, et cela nécessite l’attention d’un spécialiste, doté d’une compétence exceptionnelle en organisation. Ceci est un rôle pour un réceptionniste ou un SmartPA.
12. Organisation des journées de formation
Il est important que les employés perfectionnent constamment leurs compétences. Le résultat est bénéfique pour l’employé ainsi que pour l’employeur. Un SmartPA peut examiner les horaires, confirmer la disponibilité de chacun et faire un rapport incluant une date pour une journée de formation qui convient à toutes les parties concernées.
13. Accueillir les visiteurs dans vos locaux
Si un visiteur important vient pour discuter d'affaires, il convient de le saluer chaleureusement et de lui offrir une collation. Cela nuirait à l’image de votre Entreprise de laisser vos visiteurs trouver leur propre chemin pour accéder à votre bureau. Un réceptionniste efficace est idéal pour ce rôle.
14. Organisation du voyage
Parfois, les membres du personnel doivent se déplacer à l’extérieur du pays pour une mission professionnelle. Il y a tellement de compagnies aériennes et de chaînes hôtelières dans le monde, que le choix est rarement un problème, et il est indéniable que le meilleur rapport qualité-prix est possible.
15. Concevoir un nouveau plan de bureau
Est-ce que vos employés sont en train de se lasser de l'aménagement du bureau? Parfois, un changement de décor peut inciter à motiver les membres du personnel.
Réorganisez le bureau en déplaçant les employés et en les encourageant à établir de nouvelles relations. Cela peut insuffler une nouvelle vie à l'ensemble de l'entreprise, et améliorer la productivité des salariés. Cette tâche devrait être un effort recherché par les membres de la direction.
16. Organiser une journée de travail à l’extérieur
Ne jamais sous-estimez l'impact d’une baisse de moral parmi vos employés. S’ils sont malheureux au travail, ça impactera sur l'Entreprise.
Toutes les Entreprises ont le devoir de faire ce qui est en leur pouvoir pour maintenir une bonne entente au travail. Demandez à un salarié enthousiaste de dresser la liste de ses meilleures journées de travail en équipe. Il a été prouvé que des journées de travail à l’extérieur des locaux de l’entreprise stimulaient les relations entre les employés et, surtout, contribuaient à une productivité positive.
17. Compilation des arrêts maladie et de leur coût pour l'Entreprise
Assurez-vous que tous les chefs de service gardent une trace des jours d’arrêt maladie. Toutes les Entreprises doivent se tenir informées de l'absentéisme inévitable des employés au cas où cela deviendrait une difficulté pour l’entreprise, ou qu'une conséquence inquiétante de l’absence surgirait.
18. Organisation des ouvriers pour réparer la climatisation
Si les employés ont trop froid ou trop chaud au bureau, leur travail en souffrira.
Pour que les employés soient performants au maximum de leurs capacités, ils doivent disposer d'un espace de bureau à une température optimale. Chargez un SmartPA de trouver un prestataire pour résoudre ce problème.
19. S'assurer que la trousse de secours est visible et stockée
Chaque bureau devrait avoir une personne chargée de veiller à ce que la trousse de secours soit toujours approvisionnée en fournitures et clairement visible en cas de besoin.
Même quelque chose d'aussi simple qu'une coupe de papier doit être traité avec un plâtre. Les entreprises n'ont aucune excuse pour ne pas avoir de trousse de premiers soins.
20. Officier des pompiers
Chaque entreprise, grande ou petite, devrait avoir un agent d’incendie qui s’assurera que ses employés sachent où se réunir sil’alerte incendie se déclenche.
Ce rôle devrait être délégué à un membre du personnel consciencieux qui veillera au bon fonctionnement de l'alarme et à la compatibilité des extincteurs de bureau.
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