La technologie a contribué à rendre des processus opérationnels plus transparents, plus simples et plus efficaces. Grâce à ‘Cloud’ et d’autres logiciels récents, les chefs d’Entreprises automatisent de plus en plus leurs tâches fastidieuses qui occupaient une grande partie de leur journée.
Alors, comment se fait-il qu’aujourd’hui encore, les Cadres Supérieurs et les Superviseurs constatent que la gestion du temps est un casse-tête énorme et source de stress ? Les Assistants personnels peuvent également passer une partie considérable de leur journée à essayer d’organiser des réunions et des entretiens pour le compte de leurs supérieurs – sans compter l’attente d’un créneau dans l’agenda d’une file de collègues ou de clients impatients.
Il n’y a jamais suffisamment de temps dans la journée pour faire avancer les choses. Et, malgré l’arrivée des systèmes technologiques pour rationaliser la prise de rendez-vous, on peut quand même avoir l’impression que toutes les équipes ne sont pas en phase lorsque les réunions ou les échéances approchent.
Nous avons donc pensé qu’il serait utile de réunir les meilleures idées, techniques et systèmes pour rendre la gestion de l’agenda moins longue et plus efficace.
Cela devrait vous aider à être plus productif et à avoir le contrôle sur votre journée de travail.
1. La Plateforme
Si vous êtes débutant dans la configuration de l’agenda, vous trouverez une multitude de plates-formes sur lesquelles vous pouvez travailler. Cela inclut le ‘cloud’ et plusieurs options sur les logiciels.
Si vous devez le construire depuis le début, faites des recherches sur plusieurs options. Trouvez le système qui est non seulement facile à utiliser maintenant, mais qui peut également évoluer et devenir plus polyvalent en fonction de vos activités, au fur et à mesure de sa croissance et des changements.
De combien de personnes avez-vous dans le réseau? Combien de collaborateurs doivent accéder à la plateforme de votre agenda et/ou faut-il en limiter la disponibilité?
2. S'engager et s’informer
Aussitôt qu'une Entreprise a choisi et mis en place un système pour la gestion de l’Agenda, il doit être respecté par tous les collaborateurs, et étroitement suivi.
Avoir quelqu'un dans une position contradictoire et qui préfère utiliser sa propre plate-forme, peut rapidement faire de la gestion de l’agenda, un cauchemar.
Tout le monde doit être informé des fonctions et des attentes de l’utilisation de l’agenda. Travailler en solo n'est pas une option!
3. Appliquer
Une fois que tout le monde est sur le même système, expliquez clairement l’importance de la gestion de l’agenda. Il s’agit d’un outil essentiel pour les Entreprises - un moyen d’éviter les pertes de temps, la confusion et la baisse de la productivité.
Chaque partie du système doit obligatoirement être complétée et vérifiée régulièrement. Une structure bien orchestrée ne peut avoir de musiciens qui ne lisent pas la musique!
4. Le Contrôle
La plupart des problèmes liés à la gestion de l'Agenda surgissent parce que plusieurs types de technologie, ainsi qu'un nombre variable d'utilisateurs, ont accès aux calendriers des principaux décideurs.
Si vous avez plusieurs personnes qui peuvent ajouter, modifier ou prendre des rendez-vous pour le Directeur par exemple, des erreurs et des informations erronées sont alors inévitables.
Le bon point de départ d’une bonne gestion de l’Agenda est un commandement transparent.
5. Toujours passer par l’Assistant Personnel
Pour certains cadres supérieurs qui travaillent sous pression, il est recommandé que tous les rendez-vous soient pris par l’Assistant Personnel.
De cette façon, une seule personne est responsable pour toutes les réservations et les briefings.
Cela peut même vouloir dire que le Directeur seul peut ajouter ou modifier son agenda via son Assistant.
6. La transparence sur les rôles et les responsabilités
Il n’est pas très utile d’attribuer des rôles et des responsabilités sur l’agenda, si l’Assistant Personnel concerné n’a pas une d’idée précise sur ses limites et ses attentes.
Assurez-vous toujours que le contrôle des rendez-vous est en phase avec vos attentes et le logiciel utilisé à la hauteur.
Est-ce que le Directeur a des préférences, des points sensibles à traiter et des projets spéciaux à connaître? Est-t-il possible que sa vie personnelle influe également sur la journée de travail?
S'il doit y avoir plusieurs personnes pouvant créer ou modifier des entrées dans l’Agenda pour les cadres supérieurs, elles doivent toutes être clairement définies sur leurs limites et leurs tâches, et sur la manière dont elles pourraient éventuellement se chevaucher.
7. L’Accès au Directeur
Le dirigeant et chaque cadre doivent pouvoir recevoir la personne qui est responsable du contrôle de la qualité de la gestion de l’agenda. Ne pas avoir des réunions régulières avec cette personne peut engendrer des difficultés et des malentendus.
Ils devront avoir accès au décideur, ainsi qu’aux chiffres clés, aussi régulièrement que possible, pour des vérifications, des mises à jour, et ainsi tenir tout le monde informé.
S'appuyer uniquement sur une communication par voie électronique risque de créer des ambiguïtés et des interférences qui demanderaient alors clarifications et confirmations.
8. Les Rendez-vous récurrents
Les différents logiciels ou plates-formes informatiques tel que ‘cloud’ permettent une bonne gestion de la planification des rendez-vous récurrents, des briefings réguliers pour les équipes, des revues trimestrielles des ventes et des échéances pour les rapports.
Explorez et utilisez cette fonctionnalité de la gestion de votre agenda pour créer un cadre pour les rendez-vous importants.
Cela peut signifier que le personnel doit s’en tenir à un modèle régulier. Si le lieu de réunion ne cesse de changer pour une séance récurrente - et l’Assistant n’en est pas tenu informé - la confusion sera alors inévitable.
9. N’aller pas trop loin
Vous pourrez être tenté de faire des entrées concernant des rendez-vous récurrents dans l’agenda, en les configurant longtemps à l’avance ou en planifiant les choses bien en avance.
Il est fort possible qu’un changement soit nécessaire, tel qu’une modification sur le lieu où l’heure d’une réunion.
Afin d’éviter toute confusion, il est judicieux de planifier des rendez-vous récurrents, au maximum 6 à 12 fois par mois. En outre, programmez un rappel sur l’agenda pour que vous puissiez procéder régulièrement à une double vérification.
10. Faites de l’espace
Les cadres supérieurs ont une myriade de contraintes qui peuvent se greffer à la dernière minute ; aussi, il devient nécessaire de laisser un espace dans l’agenda pour faire face à ces contraintes. Il y a beaucoup de bonnes raisons pour lesquelles un espace blanc dans un agenda est la clé d’une bonne gestion.
Cela signifie laisser des espaces autour de certains rendez-vous si possible, avec l’accord du Manager. Par exemple, cela permet de laisser le temps nécessaire pour évaluer, regrouper et examiner sereinement les points avant et après les réunions.
Dans le cas contraire, si vous partez pour une journée remplie de stress et de pression, l’entreprise ne tirera pas le meilleur parti des équipes.
11. Le temps de déplacement
Les moments vides autour des rendez-vous doivent permettre à la personne suffisamment de temps pour se rende d’un endroit à un autre. Pas seulement des rendez-vous qui se déroulent à l'extérieur - qui nécessitent de prendre le train ou le transport aérien. Parfois, vous devez être conscient que circuler sur le site de l’entreprise prend du temps et peut entraîner des distractions ou des obstacles.
Encore une fois, une personne se sentant «en retard» ou pressée peut ne pas être en mesure de faire de son mieux lors d’une réunion.
12. Une structure et une flexibilité équilibrée
L'une des choses les plus difficiles dans la gestion de l’agenda pour les dirigeants - en particulier les gérants qui subissent des pressions sérieuses sur leur temps ou qui ont des habitudes de travail et des besoins particuliers - est de trouver un équilibre.
Si la personne qui contrôle l'agenda est trop rigide et prescriptive, cela peut causer des tensions dans tous les sens, même avec la personne concernée. De la même manière, trop de souplesse et de facilité peut créer de la confusion au quotidien.
La meilleure façon de gérer l’agenda est de s'assurer que l’Assistant qui contrôle l’agenda possède une bonne intuition et soit efficace. Il doit savoir quand se plier aux règles et quand les imposer - quelle marge de manœuvre est autorisée, et quels sont les rendez-vous qui peuvent être déplacés.
Cela permet une meilleure flexibilité pour les activités de dernières minutes, et ainsi venir se greffer à l’agenda existant.
13. Créer un dossier de référence pour les réunions
Les agendas numériques modernes facilitent beaucoup la collecte et le stockage des informations pertinentes, créant ainsi un document au format numérique.
Un excellent outil pour gérer efficacement les agendas consiste à créer des fichiers de données liés aux réunions, avec toutes les informations nécessaires ; ou à ajouter des liens vers des sites Web et d'autres sources d'informations.
De cette manière, le responsable peut gagner du temps en accédant à ce dont il a besoin, quand il en a besoin.
14. Utilisation de la technologie moderne
L’avancement le plus rapide en matière d’aide à la gestion de l’agenda est sans doute la technologie qui facilite des réunions virtuelles.
Celui qui est responsable de la tenue de l’agenda doit être perspicace et suffisamment en confiance pour configurer des options permettant de gagner du temps, telles que les conférences téléphoniques, les appels vidéo et les réunions virtuelles. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps et d’argent si une réunion en face-à-face est évitée.
Parfois, un simple courriel ou un appel téléphonique avant ou après un événement ou une réunion, peut être envisagé aux lieu et place d'un présentiel.
15. Utiliser un Assistant virtuel ou à distance
L'un des meilleurs moyens de gérer des agendas complexes - individuels ou inter-équipes - consiste à confier la mission à une tierce personne.
Avoir la capacité de surmonter toutes les contraintes quotidiennes peut être vital. Être capable de garder l’agenda simplifié, sans aucune erreur et de manière logique, est beaucoup plus facile pour quelqu'un qui n'est pas distrait par d'autres tâches ou par les directives internes de l’Entreprise.
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