Les chefs d’entreprises savent que leur temps est précieux et doit être géré judicieusement, en particulier pour ceux qui sont très occupés. Souvent, les Entrepreneurs sont contraints de travailler sur de nombreuses tâches ou projets en même temps, ce qui peut entraîner des calendriers difficiles à gérer, surtout pour régler les urgences.
Gérer l’Entreprise, traiter avec les investisseurs, les médias et les clients, et recruter de nouveaux employés, ne libère pas aux Entrepreneurs suffisamment de temps. Alors qu'une entreprise existante peut avoir les ressources nécessaires pour embaucher du personnel supplémentaire ; le développement d’une Entreprise est une période délicate pour le dirigeant.
Pour toutes ces raisons, il est primordial que les agendas soient gérés correctement. Les Entrepreneurs qui souffrent à trouver suffisamment d'heures de travail dans la journée, remarqueront que quelques petits changements importants de leurs agendas peuvent alors permettre de libérer beaucoup de temps. C’est dans cet esprit que nous avons rassemblé quelques éléments les plus utiles en matière de gestion d’agenda pour les entrepreneurs actifs…
1. Planifiez votre agenda à l'avance
Vous serez toujours confronté à des réunions de dernière minute ou des appels urgents, mais planifier votre agenda à l'avance garantira que les points essentiels ont été notés. Bien que vous ayez perpétuellement besoin d’ajouter des événements à votre calendrier quotidien, prendre quelques minutes pour planifier votre agenda au début de chaque semaine peut vous aider à visualiser l’impact de la semaine à venir.
Par conséquent, vous pourrez programmer des réunions, des conférences ou des appels à des moments qui vous conviennent.
2. Faites usage des codes couleur
La plupart des professionnels ont recours à la gestion électronique ou à des outils en ligne pour la gestion de l’agenda, ce qui présente de nombreux avantages. Facile à mettre à jour et accessibles de n’importe où, les calendriers en ligne vous permettent de savoir en temps réel, ce qui vous attend.
Cependant, il est important de faire bonne usage des fonctionnalités de ces logiciels de gestion d’agenda. Mettre des codes couleurs en fonction du type de rendez-vous peut être un moyen extrêmement utile pour organiser votre agenda.
Aposter une couleur par type de rendez-vous signifie que vous pouvez voir quels sont les événements qui arrivent, juste en jetant un coup d’œil à votre agenda. Les réunions avec des investisseurs potentiels, les conférences avec des collègues internes et même des événements familiaux importants peuvent être classés pour vous permettre de les reconnaître instantanément, sans avoir à lire votre liste de rendez-vous quotidienne.
3. Les pauses
Malheureusement, les entrepreneurs ont souvent du mal à prendre du recul et ne prennent généralement pas suffisamment de pause. Au fil du temps, cela peut avoir un impact négatif sur leur vie professionnelle, leur santé et leur bien-être.
Quand vous planifiez votre agenda, il est essentiel de prévoir des pauses régulières, ainsi qu’un certain temps consacré à l’extérieur du bureau. Par exemple, en plus de la prise en compte d'une pause déjeuner quotidienne dans votre agenda, vous devrez peut-être inclure des jours de congés spécifiques.
Alors que la plupart des gens travaillent au moins cinq jours par semaine, les entrepreneurs très occupés finissent souvent par travailler plus. Lors du lancement d’une entreprise, travailler le week-end, tôt le matin et tard dans la soirée n’est pas inhabituel. Bien que votre entreprise puisse avoir besoin de cet apport au début, il est essentiel de prévoir des pauses régulières pour ne pas souffrir du surmenage.
4. Rassemblez autant de détails que possible
Lorsque vous ajoutez quelque chose à votre agenda, ne soyez pas tenté de simplement noter des détails. Toutes les informations sont nécessaires, même celles que vous avez en tête. Vous risquez de les oublier ultérieurement.
Par exemple, plutôt que de simplement organiser une réunion avec une personne spécifique, vous devez noter le lieu de la réunion, le sujet (y compris toute préparation qui pourrait être nécessaire), tout autre participant, la nature de la réunion et les coordonnées de la personne.
Bien que vous puissiez accéder à ces informations sur un autre support, les ajouter à votre agenda signifie que vous pouvez y accéder rapidement et facilement en cas de besoin.
5. Utilisez votre temps intelligemment
Lorsque vous organisez des événements ou des réunions, il est essentiel que vous soyez au courant d’autres engagements éventuels. Par exemple, si vous organisez deux réunions à l'extérieur du bureau, vous souhaiterez peut-être les fixer le même jour, dans des lieux peu éloignés. Cela peut ainsi réduire votre temps de déplacement et vous éviter de rester inactif entre les réunions.
De la même façon, assurez-vous si les réunions en face à face peuvent être remplacées par des appels téléphoniques ou même en vidéoconférence. Souvent, cela vous permet de gagner du temps sans impacter sur les résultats.
6. Sauvegardez votre agenda
Une fois que vous aurez mis en place tous ces éléments à votre agenda, vous réaliserez à quel point sa gestion deviendra utile. En fait, la plupart des Entrepreneurs et des Professionnels auraient du mal à fonctionner sans un agenda bien géré.
Il est donc essentiel que votre agenda soit correctement sauvegardé, en cas de panne électronique ou d’Internet. Malheureusement, cela peut arriver et vous risquez de perdre tout ce que vous n'avez pas sauvegardé.
Disposer d’un plan de récupération des données et conserver votre agenda sauvegardé via le ‘cloud’, par exemple, garantit que vous pouvez accéder au document où que vous soyez, et que vous ne dépendez pas uniquement du matériel. Si un disque dur ou un serveur tombe en panne, des données cruciales peuvent disparaitre, mais si elles sont stockées virtuellement, vous pourrez accéder à votre sauvegarde instantanément.
7. Faites appel à des professionnels pour la gestion de votre agenda
Organiser un agenda n'est pas une mince affaire, en particulier pour un Entrepreneur très occupé. Vous pourriez être tenté de négliger la gestion de votre agenda lorsque vous avez tant d'autres tâches à accomplir, mais le risque est énorme : événements importants oubliés, mauvaise préparation et perte de temps.
En faisant appel à SmartPA pour la gestion de votre agenda, vous avez l’assurance que vos engagements sont gérés efficacement, et que votre temps est bien utilisé. Souvent, le temps supplémentaire dégagé d’une bonne organisation de votre agenda, vous permet de passer plus de temps à la maison ou de vous engager dans des activités professionnelles supplémentaires.
Un Assistant personnel expérimenté, par exemple, aura une expertise spécifique en matière de gestion de l’agenda. Confier cette tâche à un professionnel accrédité, vous permettra de profiter de son expérience en simplifiant vos missions. En plus de gérer votre agenda avec cohérence, un PA professionnel vous permettra de faire ce que vous faites le mieux: rechercher de nouveaux investisseurs, assurer la liaison avec la presse, augmenter le chiffre d’affaires et, par conséquent, développer votre entreprise.
Lorsque vous externalisez vos besoins en matière de gestion d’agenda, vous pouvez également obtenir de l’aide dans d’autres domaines. En utilisant un SmartPA, par exemple, vous pouvez également accéder à une aide en matière de gestion des emails, de traitement des appels, de documentation et de recherche. Il n’est pas toujours facile pour un Entrepreneur d'embaucher du personnel pour effectuer ces tâches. La sous-traitance de vos besoins administratifs vous permettra de vous concentrer sur les aspects les plus cruciaux de votre Entreprise.
Lorsque le temps est précieux, il est logique de l'utiliser à bon escient. Plutôt que d'essayer de gérer seul la gestion de votre agenda, l'utilisation d'un SmartPA accrédité est un moyen rentable d'accroître la productivité de manière efficace. De plus, travailler avec un SmartPA ayant de l'expérience dans votre secteur d’activité, peut vous aider à rationaliser le processus, à augmenter la recherche sectorielle et, en définitive, à développer votre Entreprise.
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